Projektové řízení začne dříve či později řešit každý freelancer neřkuli majitel firmy. Či by aspoň měl 🙂 Proto se dnes podíváme na pět nástrojů co nám mohou být s tímto nápomocné. Ač je tento blog téměř výhradně zaměřen na WordPress, tak dnes udělám vyjímku a představím i nástroje mimo WordPress.
eIntranet
začnu hnedka zostra a to černým koněm v naší Top Five se kterým jsem dlouhodobě pracoval. Chcete systém který má desítky modulů? Je v češtině a téměř nic nestojí? Tak to chcete eIntranet. Je to software zaměřen spíše na firmy a proto obsahuje i moduly, které běžná freelancer neřeší jako jsou např. Docházka nebo Evidence vozidel. To ale neznamená, že by je nemohl využívat i freelancer. Obsahuje totiž plnohodnotnou fakturaci či projektové řízení. Hodí se i Úkoly, Plánování schůzek či CRM.
S čím jsem pracoval
eIntranetem mám roční zkušenosti, dodnes jej využívám třeba na faktury. Níže představím pár modulů se kterými jsem dělal a které se hodí pro každého.
CRM
tento modul jsem využíval hlavně pro správu kontaktů, umí vše co by člověk od CRM očekával a mnohem více. V tomto CRM je zavedení firmy do systému dílem okamžiku, stačí zadat IČ. Systém se spojí s Aresem a je hotovo 🙂
Faktury
Evidovat můžete přijaté i vydané, a to nejenom jak metadata, ale i jako soubory. Faktury lze odesílat přímo z eIntranetu nejenom na zákazníka, ale zároveň ve skryté kopii i Vám. Takto velmi snadno získáte přehled o tom co bylo odesláno a co ještě ne. Fakturační modul obsahuje spousty drobností které potěší, například integrovaný QR kód přímo do faktury. Od zákazníků mám na toto příznivou odezvu.
Projekty
Je to další užitečný modul, který umožňuje zadat Vaše projekty včetně Ganttu. Jedná o poměrně jednoduchý modul, který ale většině freelancerům bude dostačovat. Já jsem v něm ocenil např. možnost propojení s Úkoly, či vložení všech možných příloh které obvykle v každém projektu máme. Od smluvní dokumentace až po tabulky.
A za kolik je tento super systém? Za 25 penízků. A tím nemyslím 25 Euro, ale 25 korun měsíčně. Neuvěřitelné! Za cenu jednoho piva máte řešení které umí naprosto vše a to na trhu kde většina řešení začíná na desetinásobcích.
Freelance Cockpit 3
Je další systém se kterým mám dlouhodobé zkušenosti a používal jsem ho na zahraničních projektech. Jestliže děláte věci venku (např. tam máte firmu) a jsou Vaši zákazníci ze zahraničí tak není nic lepšího. Za 35 dolaru získáte výborného pomocníka v podobě Freelance Cockpitu pro Vaše podnikání. Téměř 7k prodejů na Codecanyonu mluví za vše.
V tomto systému sem využíval modul pro Projekty, Faktury a Úkoly. Co mne obecně nejvíce dostávalo na tomto systému je jeho absolutní přehlednost. Člověk intuitivně věděl co kde hledat a též to tam našel.
Jeho silnou složkou bylo i reportování v podobě přehledných grafu, které si člověk mohl exportovat do Excelu kde s nima mohl dál pracovat. Pro každého freelancera to bude jistě ulehčení jeho těžkého chlebíčku…
Jedinou nevýhodou této skvělé aplikace je nutnost jí instalovat. Jednat to není pohodlné, druhak to předpokládá určité technické znalosti ač je Vám k dispozici šikovný instalátor. Tak či onak oproti cloudovým aplikacím je to drobná komplikace navíc.
Caflou
Další systém se kterým mám zkušenosti je Caflou. Jedná se asi o nejznámější systém z dnešního přehledu nástrojů pro projektové řízení a asi též v absolutním součtu nejdražší systém. Základní plán je sice zdarma, ale hodí se spíše na ošahání, co ten systém umí. Další tarif začíná již na 250 Kč měsíčně za což dostanete propracovaný systém na řízení projektů a cash flow.
Jestli jste hodně zaměřeni na čísla, tak to je systém přesně pro Vás. Jeho propracovanost je neuvěřitelná, a byl bych tu do zítra než bych vyjmenoval co vše umí. A kdyby Vám to nestačilo, tak nabízí šikovné API či napojení na Integromat.
A nesmím zapomenout i na Projekty které umí též hromadu věcí. Jejich asi největší klad je, že jsou provázány do dalších částí aplikace. Caflou pracuje s logickým a přehledným řazením zakázek, úkolů, projektů, příjmů i výdajů a faktur pod firmy. Vše najdete na jednom místě a skoro kamkoliv se lze prokliknout. Výhodou je, že jak je aplikace cílená na čísla, tak se o zdraví projektu se dozvíte vše v detailu každého projektu.
Co jsem dál oceňoval bylo to, že Caflou nahrazuje více aplikací najednou. Což Vám ušetří dost času při hledání informací v různých aplikací a co si budeme říkat i dost peněz za samostatné aplikace. Čím, že se trochu vykompenzuje její vyšší měsíční cena. V Caflou si uložíte nového zákazníka, vystavíte a pošlete mu nabídku, zakázku si pak řídíte v rámci projektu, včetně termínů, rozpočtů nebo potřebných dokumentů, na zakázce sledujete veškeré příjmy a náklady, evidujete výkazy práce nebo materiálu, a nakonec vše opět přímo v aplikaci vyfakturujete. Můžete mít i přehled o finančním zdraví projektu a jeho dopad zakázky na firemní cash flow.
Osobně považuji Caflou za nejprogesivnější systém, který se neustále vyvíjí ač má člověk pocit, že mu tam vlastně nic nechybí. Mezi silné stránky toho systému bych zařadil i komunikaci. Mají šikovné Vzdělávací centrum, spousty videí na Youtube a seriál na Mladém podnikateli.
UpStream
Konečně se dostáváme k WordPressu. Je to smutné, ale nic použitelného v češtině pod WordPress neexistuje. A přitom věřím, že by o to mohl být i zájem, stačilo by tuto rukavici pomyslně zvednout. Mezi nejlepší pluginy pro vedení projektů ve WordPressu považuji UpStream. Je sice freemium, ale v základu toho poskytuje poměrně dost zdarma.
Můžete zadávat nové klienty, vytvářet neomezeně projektů, přidávat úkoly či bugy. Své projekty můžete rozdělit na jednotlivé milníky a vše si samozřejmě oštítkovat 🙂 Jestliže Vám základ nestačí, můžete si snadno dokoupit balíčky rozšíření. Za pár desítek dolarů můžete Váš projekt vyšperkovat o Timeline či Budget tracking.
WP Project Manager
WP Project Manager, který je jedním z nejpokročilejších nástrojů pro správu projektů a úkolů pro WordPress, přichází s některými výjimečnými funkcemi, díky nimž budou vaše zkušenosti s řízením vašich týmových kolegů radostnou jízdou. I tento projekt je freemium a tak spousty věcí je nutné dokoupit. Každopádně v základu toho i tak dostanete dost.
Na tomto pluginu mám rád jeho přehlednost a jak bych to nazval, jeho schopnost nezaplevelit WordPress. Někdy méně je více. V případě potřeby můžete zabrousit do sekce Premium, kde najdete spousty rozšíření.
Shrnutí
Nástrojů na projektové řízení pro freelancery jsou v životě vyzkoušel dost. Spousty z nich jsou výborné, ale dost jsem jich poznal i mizerných. Kolikrát jsem si říkal, já se snad vrátím k tabulkám. Nakonec jsem u některých zůstal a nelituji. Ač díky používání linuxu mám spousty zkušeností s offline nástroji typu Planner či Open Project tak budoucnost je v cloudových aplikacích. Přístup z jakéhokoliv počítače či z mobilu je velké lákadlo. Navíc většina těch kvalitních aplikací se stále vyvíjí.
Ač je WordPress všestraný nástroj tak dnešní přehled jednoznačně ukázal, že specializované aplikace nedokáže nahradit. Pro CZ trh neexistuje nic relevantního a pro zahraniční je vše freemium. To už je lepší koupit Freelance Cockpit 3 kdy dostanete za málo peněz hodně muziky. Jelikož je toto velmi zajímavé téma, přinesu brzo podrobnou recenzi na jeden z výše uvedených nástrojů.